GESTÃO DO TEMPO: COMO AUMENTAR A PRODUTIVIDADE NO TRABALHO

7 ESTRATÉGIAS PARA UMA GESTÃO DO TEMPO EFICAZ

Antes de mais nada, como vai a sua gestão do tempo?

Se você não tem ideia de como sua rotina virou uma bagunça, acúmulo de tarefas e falta de tempo para realizá-las, então significa que a sua gestão do tempo precisa de ajuda ou de alguns ajustes.

Para entender do que se trata, pense na gestão do tempo como um processo. Mas não é um processo qualquer.

É o meio pelo qual você direcionará as suas atividades ao longo do tempo, ou seja: como irá organizar e planejar o uso desse tempo.

E mais importante ainda: quanto tempo gastará em cada atividade específica.

Gestão do Tempo

Por que me preocupar com a gestão do tempo?

Porque uma péssima gestão do tempo ou a falta dela causa problemas que vão afetar todos os aspectos da sua vida, tanto profissional quanto pessoal.

Parece exagero? Acredite, não é.

Não é à toa que o assunto é tão abordado em páginas dedicadas a empreendedores, empresas e administradores.

Uma das principais reclamações nos dias de hoje é a falta de tempo.

A sensação é sempre a de que o tempo está passando rápido demais, voando. Mas, por que essa sensação se o dia continua tendo 24 horas?

Há várias hipóteses para esse fenômeno, mas a mais aceita está relacionada à quantidade de
informações e distrações a que estamos sujeitos na vida moderna.

Para a psicóloga Claudia Hammond, autora do livro “Time Warped: Unlocking the Mysteries of Time Perception” (Tempo Distorcido: Desvendando os Mistérios da Percepção do Tempo), a percepção do tempo é subjetiva.

Alguns momentos da vida podem parecer mais longos que outros porque, provavelmente, o indivíduo foi exposto a experiências novas.

Daí o cérebro percebe os eventuais episódios como sendo mais duradouros.

É por isso que momentos rotineiros parecem passar voando, enquanto momentos de estresse ou de emoção intensa parecem se arrastar.

A gestão do tempo é uma excelente ferramenta na organização de metas pessoais e profissionais, o que possibilita o uso mais racional de esforço e energia.Clique para Twittar
Produtividade é um dos fatores mais desejados pelos profissionais, em qualquer área de atuação.

E não tem como falar em produtividade sem falar de gestão do tempo. Esse desafio exige empenho, disciplina e comprometimento.

Com as ferramentas certas, empenho e disciplina é possível administrar o tempo e com isso, gerar melhores resultados.

Apresentamos 7 estratégias para uma gestão de tempo eficaz:
  1. Princípio de Pareto
  2. Distrações e interrupções
  3. Planejamento
  4. O “Não” assertivo
  5. Ambiente de trabalho organizado
  6. O perigo da procrastinação
  7. Pausa

PRINCÍPIO DE PARETO

Gestão do Tempo - Principio de Pareto

O economista italiano Vilfredo Pareto observou em 1906 que 80% de terra na Itália era detida por 20% das pessoas o que resultou ao longo do tempo na ideia generalizada de que, nos negócios, 80% das vendas vêm de 20% dos clientes.

O mesmo princípio pode ser aplicado a outros aspectos do meio empresarial.

Várias pesquisas constatam que 80% das vendas são asseguradas por 20% dos comerciais, que 80% das reclamações vêm de 20% dos clientes, e que 80% dos resultados provêm de 20% do tempo investido.Clique para Twittar

Então, se boa parte dos resultados provém do que se faz em uma pequena parte do tempo, o que impede a maioria das pessoas de focar em atividades que produzem resultados, em vez de naquelas que meramente consumem tempo?

Ter a noção desse princípio ajuda na otimização dos 20% do tempo para que ele trabalhe a favor de cada um e não contra.

O primeiro passo é conseguir identificar as tarefas mais importantes e aquelas que geralmente fazem as pessoas perder tempo, o que pode ser difícil, a princípio.

Mas depois de conseguir realmente encontrar os 20% mais importantes ficará fácil encontrar equilíbrio entre produtividade e felicidade.

Usar o tempo para extrair mais do trabalho e da vida é possível.

O sucesso está em focar em poucas coisas, porém mais as relevantes, fazendo-as da melhor maneira possível.


DISTRAÇÕES E INTERRUPÇÕES

Gestão do Tempo - distrações

As interrupções feitas ao longo do dia a dia, como de navegação na internet, mensagens de e-mail, notificações nas redes sociais, ligações telefônicas, ou outros ruídos, são uma das maiores dificuldades enfrentadas no ambiente de trabalho.

Interrupções como essas fazem parte do cotidiano de um trabalhador comum. Um estudo recente mostrou que 28% de um dia normal de trabalho é gasto com interrupções desnecessárias.

“Muita gente não sabe da sua necessidade de trabalhar quieto, sem interrupções e outros não se importam”.

É o que afirma Laura Stack, presidente da TheProductivityPro, empresa especializada na melhoria de produtividade organizacional e responsável pela pesquisa.

De acordo com pesquisas relacionadas à ciência cognitiva, uma pessoa demora cerca de 15 minutos para retomar a concentração depois de suspender temporariamente uma atividade.

Distrações e interrupções no ambiente de trabalho são comuns e inevitáveis, mas existem alternativas para eliminá-las ou minimizá-las:

♦ Não responda a todas as notificações

Deixe o celular no modo silencioso quando estiver no meio de uma atividade importante.

Separe um tempo para filtrar as suas notificações e dar encaminhamento àquelas que precisam ser respondidas.

♦ Use a tecnologia a seu favor

Utilize ferramentas tecnológicas como auxílio para a gestão do tempo.

Por exemplo, o gerenciador de tarefas online é um ótimo recurso para ajudar no controle do tempo e como resultado, reduzir as interrupções durante o trabalho.

♦ Crie listas de tarefas

Manter uma lista de tarefas é fundamental para ter em mente tudo o que deve ser feito, visualizando o que demanda atenção imediata.

A sensação de dever cumprido as obrigações no fim do expediente é uma motivação adicional.

♦ Rejeite interações inoportunas

Seja amigável, mas firme, na hora de rejeitar interações inoportunas.

Peça desculpas e explique que precisa terminar uma atividade naquele momento ou diga que está focado. Pergunte se podem conversar depois.

É uma postura eficiente, que raramente criará qualquer problema entre você e seus colegas.

♦ Reduza ruídos

Utilize fones de ouvido, quando o problema for os ruídos normais do ambiente de trabalho.

Laura Stack recomenda “músicas que você já conhece, para não ter que pensar sobre elas”.

Para algumas pessoas, músicas instrumentais funcionam melhor para trabalhar, evitando a distração de uma letra e ao mesmo tempo bloqueando a chegada de incômodos ruídos sonoros do escritório.

♦ Saiba lidar com a caixa de e-mails

Separe períodos de tempo para tratar várias mensagens de uma só vez. É mais indicado do que abrir e-mails assim que chegam.

Usar a técnica de alguns intervalos para tratá-los em conjunto, impede que sejam fontes de interrupção contínua.

A gestão do tempo não é suficiente se a mente não consegue focar durante o período reservado para a tarefa escolhida.

Se as distrações não forem impedidas, o gerenciamento do tempo não terá efeito.

Períodos curtíssimos de trabalho sólido e focado, como 20 ou 30 minutos, podem ser mais produtivos que uma ou duas horas de trabalho interrompidas diversas vezes por mensagens, e-mails e notificações.

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PLANEJAMENTO

Gestão do Tempo - planejamento

Separar com antecedência as informações e as tarefas semelhantes em lotes, reduz o desperdício de tempo e o deslocamento sensivelmente.

Ao agrupar tarefas, muitos elementos do trabalho podem ser reduzidos a simples rotinas que permitirão a conclusão de atividades semelhantes no menor tempo possível.

Leia também AGENDA: 5 DICAS PARA DEIXAR ORGANIZADA

Pesquisas mostram que cada hora aplicada em planejamento eficiente poupa 3 ou 4 na execução e produz melhores resultados.Clique para Twittar

Todo o tempo disponível pode ser distribuído entre atividades importantes, urgentes e prioritárias.

A falta de disciplina e organização transforma atividades urgentes em importantes, por isso é necessário primeiramente diferenciar as atividades urgentes das importantes e estabelecer as prioridades.

“O que é importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente
importante” (Dwight D. Eisenhower).

O conceito conhecido como “Princípio Eisenhower”, foi reproduzido pelo Dr. Stephen R. Covey em seu famoso livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.

Para melhor conhecer a natureza das atividades, segundo o “Princípio Eisenhower”, e compreender onde de fato o tempo é investido, Covey propõe uma ferramenta simples e eficaz: a Matriz urgente X importante.

Trata-se de uma grade, composta por quatro áreas, que permite dividir as tarefas de acordo com a importância e a urgência de cada uma.

Gestão do Tempo - Matriz Urgencia Importância

 

♦ Quadrante I

Devem ser descritas todas as tarefas que são importantes, mas que, por imprevistos, falta de prevenção ou má gestão do tempo, tornaram-se também urgentes.

Incluem atividades como projetos atrasados, reuniões de última hora, crises ou mesmo emergências de saúde.

Quando a maior parte das atividades estão localizadas nessa área, a tendência é estresse e ansiedade, pois o que ocorre é a administração de problemas e crises.

♦ Quadrante II

É composto pelas tarefas importantes, mas com tempo hábil para serem executadas.

Por não terem o aspecto da urgência, é comum que acabem recebendo pouca atenção, mas é o mais valioso quadrante da matriz.

Nele ficam as atividades relacionadas ao planejamento estratégico, desenvolvimento pessoal e profissional, aumento de competências, avaliação de riscos e ações refentes a uma boa qualidade de vida.

O tempo gasto gasto nas atividades desse quadrante é, em geral, de qualidade.

♦ Quadrante III

Devem ser incluídas tarefas urgentes, mas sem importância.

Aqui residem as interrupções que causam perda de tempo, tais como telefonemas, reuniões, relatórios, visitas, checagem excessiva de e-mails.

♦ Quadrante IV

É composto de atividades que não possuem urgência e nem importância.

São as distrações, representadas por tarefas como trocas de mensagens irrelevantes, mau uso das redes sociais, navegação na intrenet.

Devemos planejar nossas atividades cotidianas e distribuí-las corretamente na matriz, para que possamos entender de que forma o tempo está sendo distribuido.

Se o tempo estiver sendo utilizado predominantemente no Quadrante I, corre-se o risco de ficar escravo de crises.

Caso a vida esteja sendo monopolizada pelas interrupções do Quadrante III, não seria hora de
aprender a dizer “não” para os outros?

Mas se a maior parte das ações estiver concentrada nas distrações do Quadrante IV, que tal encontrar formas de dizer “não” para si mesmo?

A sensação de controle que as atividades planejadas proporcionam ajuda a lidar com a maioria dos problemas, antes que eles surjam, e a permanecer com foco no que realmente importa.Clique para Twittar

O NÃO ASSERTIVO

Gestão do Tempo - Não

Saber dizer não significa reconhecer e respeitar seus próprios limites, fazendo com que os outros também os reconheçam e respeitem.

É preciso ter consciência de que às vezes é preciso dizer não.

Dizer não para alguns pedidos, para pessoas, para convites, para distrações e interrupções.

Existem pessoas que identificam rapidamente alguém bom demais, desprevenido ou inseguro demais para conseguir negar algum pedido.

Há também aquelas que se deixam manipular por um agrado, aduladores ou mal-intencionados.

Assim, saber dizer não é tão importante quanto saber dizer sim.

Faça uma lista dividida em duas colunas, uma com as ações para as quais pode-se dizer sim e outra com as quais deve-se dizer não.

O objetivo deve ser manter o seu não para a ações, conforme o planejamento feito.

A preparação para o sim e para o não, começa dentro de cada um.

E essa pequena atitude reafirma a importância do não assertivo. Ou seja, a confiança em si mesmo para dizer não, quando for necessário.

As pessoas que sabem utilizar bem o seu tempo, aprenderam a dizer não. Do contrário, é impossível ter disponibilidade para fazer tudo aquilo que precisa ser feito.Clique para Twittar

AMBIENTE DE TRABALHO ORGANIZADO

Gestão do Tempo - Ambiente Organizado

A organização no ambiente de trabalho contribui para a melhor gestão do tempo.

Procurar por uma simples anotação pode demandar tempo e até gerar estresse. Por isso, é aconselhável manter em ordem objetos, informações e materiais utilizados no dia-a-dia.

Manter o ambiente organizado pode garantir maior eficácia e otimização de tempo na execução de tarefas.

Algumas dicas simples que podem ajudar na organização do seu ambiente de trabalho:

♦ Mantenha a sua estação de trabalho sempre arrumada

Os materiais utilizados com frequência devem estar sempre à mão, evitando perda de tempo para alcançá-los.

Os que não são usados frequentemente devem ser guardados em gavetas ou armários. Uma mesa cheia de papéis e objetos pode tirar a concentração e chamar a atenção para distrações desnecessárias.

♦ Coloque cada coisa em seu lugar

Guarde documentos, pastas, objetos, canetas, tudo em seu devido lugar e, de preferência,
identificado.

Saber onde está cada coisa que você utiliza para o seu trabalho pode ajudar a economizar minutos e até horas, do seu dia-a-dia.

♦ Use ferramentas do seu computador

Execute o máximo de tarefas no computador. Use agendas e aplicativos disponíveis online.

Crie uma rotina de utilização dessas ferramentas.

Atualmente estão disponíveis aplicativos gratuitos que facilitam o planejamento do dia-a-dia, além de modelos e metodologias simples de aplicar. Isso ajudará a reduzir o número de papéis e facilitará sua busca quando você precisar.

Organizar e manter organizado o seu local de trabalho evita perda de documentos e antecipa imprevistos. Isso aumenta a produtividade e ajuda a manter o foco.

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O PERIGO DA PROCRASTINAÇÃO

Gestão do Tempo - Procrastinação

Procrastinar é adiar uma tarefa ou compromisso importante. É a “arte de deixar para amanhã”.

São diversas as razões que levam as pessoas a procrastinar. Não saber aproveitar o tempo é uma delas.

As pessoas que criaram o hábito de procrastinar são as maiores vítimas da falta de tempo.

Elas sofrem e se estressam porque os prazos para as entregas estão terminando e acreditam que não serão capazes de cumpri-los.

Procrastinar é adiar algo que, no futuro, se tornará uma urgência e que precisará ser feito sem planejamento e, consequentemente, desorganizando suas prioridades.

As principais razões que levam algumas pessoas a procrastinarem são:

♦ Excesso de confiança e otimismo

Algumas pessoas acham que conseguirão realizar as tarefas muito mais rápido do que o tempo que lhes foi delegado para realizá-las.

Deixam sempre para depois e acabam iniciando o trabalho na véspera da entrega.

♦ Dificuldades

Às vezes, quando as tarefas são muito longas ou complexas e a pessoa não tem muito conhecimento para realizá-las, entende isso como dificuldade, adiando o início.

♦ Perfeccionismo

A ideia de alcançar a perfeição pode fazer uma pessoa procrastinar a conclusão de uma determinada tarefa.

Isso acontece quando alguém só se sente seguro para iniciar uma atividade quando souber absolutamente tudo sobre o assunto.

♦ Hostilidade

Algumas pessoas vão deixando o trabalho para depois porque não gostam do tema, não compraram a ideia do projeto, não gostam de quem demandou ou até por preguiça.

A procrastinação pode trazer vários problemas no ambiente de trabalho e na vida pessoal, tais como baixa produtividade, estresse, impontualidade, má reputação, entre outros.

Mas, lembre-se de que procrastinar não é simplesmente adiar um projeto.

Você pode adiar uma tarefa porque está sobrecarregado ou porque ela não faz parte das suas prioridades.

Procrastinar é quando você adia algo que poderia ser feito hoje.

Para executar melhor as suas funções, pare de trabalhar! É isso mesmo, dê um tempo.

Conheça as vantagens desses intervalos:

♦ Intensifica as atividades mentais

O cérebro precisa de descanso. Parar por alguns minutos ajuda a elevar os níveis de glicose — que funciona como um combustível para o órgão em questão — fazendo com que o pensamento, a atenção e outras atividades cerebrais sejam mais intensos ao retomar o trabalho.

♦ Alivia o estresse

O estresse, segundo o dicionário Priberam, é o “conjunto das perturbações orgânicas e psíquicas provocadas por vários estímulos ou agentes agressores, como (…) condições de vida muito ativa e trepidante.”

Portanto, para não comprometer a saúde física e mental, algumas pausas devem ser feitas. Além de aliviar a tensão, isso pode ajudar a colocar as situações difíceis sob outra perspectiva.

♦ Aumenta a concentração

Após muitas horas consecutivas de trabalho, o cérebro tende a perder o foco. Todavia, a atenção plena é mantida quando o indivíduo sabe que terá uma pausa dentro de pouco tempo.

♦ Libera a criatividade

A ocupação intermitente é um bloqueador da criatividade. Porém, se em vez de permanecer estático, sair da frente da tela do computador (ou qualquer outro instrumento de trabalho) e fazer uma pausa nas suas atividades, a probabilidade de que a imaginação entre em cena é muito maior.

♦ Melhora a tomada de decisão

Fazer escolhas conscientes e apropriadas demanda certa tranquilidade. Uma atividade psíquica atribulada pode acarretar em decisões precipitadas e consequências indesejáveis.

Portanto, realizar interrupções aquieta a mente e permite enxergar as coisas com mais clareza.

Várias técnicas podem ser utilizadas nas pausas durante o trabalho. Confira algumas dicas:

  1. Andar um pouco – Andar pelo local de trabalho, com a atenção voltada para a caminhada, sem celular, sem pensar no que precisa ser feito, sem planejar algo etc. Somente caminhar. Isso pode quebrar o ciclo de preocupações incessantes e desgastantes.
  2. Treinar a mente com o mindfulness – Mindfulness é a arte de se concentrar no instante vivido. É um tipo de meditação que pode aprimorar sua capacidade de foco e sua produtividade.Basta fazer uma pausa e prestar atenção nas sensações do corpo, observar as cores, os objetos, o clima, as pessoas ao redor, sem julgamentos, apenas se abrir e apreciar o momento.
  3. Tomar um café – Incluir a pausa para café na rotina ajuda a melhorar a memória e a concentração, evitando erros e aumentando a produtividade. [INFOGRÁFICO] 16 TIPOS DE CAFÉ PARA DAR UM UP NA SUA PRODUTIVIDADE.

BENEFÍCIOS

Gestão do Tempo - Beneficios

Os benefícios são sentidos em todas as áreas da vida:

  • Maior produtividade e eficiência
  • Menos estresse
  • Em dia com as suas responsabilidades
  • Menos retrabalho
  • Mais realização de objetivos importantes e projetos de vida
  • Mais tempo livre
  • Mais oportunidades
  • Mais tempo concentrado no que realmente importa
  • A sua vida fica mais fácil

Nesse artigo você conheceu 7 estratégias para desenvolver sua gestão do tempo:

  1. Princípio de Pareto
  2. Distrações e interrupções
  3. Planejamento
  4. O “Não” assertivo
  5. Ambiente de trabalho organizado
  6. O perigo da procrastinação
  7. Pausa

Lembre-se, gestão do tempo com eficácia significa estar no controle de seu tempo e de suas atividades.

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